Jak lépe plánovat a stíhat pracovní úkoly? Vyzkoušejte timeboxing pro efektivnější sebeřízení! Ačkoliv nám tato metoda nabízí řadu výhod, lidé se timeboxingu zbytečně vyhýbají. V tomto článku si popíšeme jeho silné i slabší stránky. A ukážeme si, jak začít a nevzdat to.
Co je to timeboxing
Timeboxing je metoda pro řízení času a organizaci úkolů. Nahrazuje klasický to-do list (prostý seznam úkolů, které po dokončení odfajfkujete). Jde o krok dál. Jednotlivé úkoly si nejen zapisujete, ale také jim přidělujete konkrétní časové okno v kalendáři. V kalendáři tak vidíte své pracovní schůzky, ale také všechny důležité úkoly, na kterých potřebujete pracovat.
Výhody timeboxingu
Hlavní výhodou timeboxingu je vizualizace času, který pro splnění úkolů potřebujeme. Úkol přestává být pouhým bodem na seznamu. S timeboxingem hned vidíme, že den není nafukovací a získáme lepší představu o tom, kolik toho můžeme zvládnout. Neplánujeme si na den více práce, než můžeme dobře stihnout. Nedokončené úkoly nemusíme odkládat na další den a nemusíme se dostat do nekončícího skluzu.
S timeboxingem se také učíme rozdělovat velké a dlouhodobé úkoly na menší, časově ohraničené a lépe dosažitelné. Tento způsob organizování a plánování úkolů posiluje také naši pracovní motivaci, protože úkoly úspěšně dokončujeme a snižujeme prostor pro prokrastinaci. Nebloumáme a máme jasný plán dne.
Přidejte se k nám!
Rádi objevujete digitální svět a chcete získat více tipů? Staňte se součástí skupiny Digitální doteky na Facebooku, aby vám nic nového neuteklo. Pojďme být v kontaktu!
Chci do komunityNebojte se sebedisciplíny
Na svých kurzech se ze strany účastníků setkáváme s touto výhradou vůči timeboxingu: „Je pro mě stresující mít neustále plný kalendář a pořád tam něco psát“. Při diskuzi ale často rozkryjeme, že skutečnou podstatou je spíše slabá vůle si úkoly pečlivě evidovat. Chce to cvik. Ale postupem času tento způsob plánování dostanete do krve a půjde to samo.
Vyplatí se také pracovat s více kalendáři pro různé typy událostí nebo úkolů. Mít více kalendářů umožňuje jak Microsoft Outlook, tak Google kalendář. Díky tomu nemusíte mít obavu, že vám úkoly budou míchat a něco přehlédnete. Dalším tipem je práce s barvami nebo emotikony, podle kterých můžeme na první pohled rozlišit typy úkolů a událostí (podobně jako v ukázkovém printscreenu). Každý si musí najít svoji cestu.
Pokud vám vyhovuje papírový diář, můžete timeboxing vyzkoušet, ale budete narážet na papírové limity. S papírovým diářem přicházíte o možnost kalendáře propojovat, sdílet ostatním a v konečném důsledku události jednoduše přesouvat a měnit, pokud je to potřeba. Některé principy, jako je třeba časová vizualizace nebo práce s barvami, ale můžete zkusit také.
Zbavte se e-mailových zlozvyků
Nepřítelem timeboxingu je také zlozvyk používat e-mail jako záznamník úkolů. Pokud chodíme do e-mailových zpráv hledat, co je potřeba udělat a co jste komu slíbili, je to velmi neefektivní způsob. Vede k nesystematickému přelétání od jedné činnosti k druhé, ke zmatku a chybám.
O tom, že je e-maily lepší vyřizovat v k tomu určených časových oknech jsme psali v článku 3 tipy pro práci s e-mailem, které šetří čas i přírodu. Pokud odpovídáme na e-maily obratem a necháváme se nimi vytrhnout od rozdělané práce, nedostaneme se do režimu tzv. hluboké práce, který je pro produktivitu alfou a omegou. Nastavení komunikačních procesů je pak záležitostí celého týmu nebo kultury v organizaci.
Chcete-li se osvobodit z e-mailových okovů a podpořit pracovní efektivitu celého týmu, buďte těmi, kdo toto téma pravidelně otevírá na poradě. Mluvte s kolegy o tom, jaké máte týmové pracovní návyky. Jak vznikly? Proč je máte? A nejde to dělat jinak? Dokud něco není pojmenováno jako problém, jednoduše to tak není vnímáno a nemůže se to zlepšit.
Pojmenujte činnosti, odhadněte čas
Předpokladem pro funkční timeboxing je také schopnost pojmenovat své pracovní činnosti a úkoly. Když se o tomto bavíme s účastníky kurzu Digitální produktivita, vídáme, že se jim konkrétní pracovní činnosti pojmenovávají obtížně. Někdy sami sebe označují jako „prosté vyřizovače e-mailů“. Leckdy je to důsledkem toho, že si neudělají čas se v práci zastavit a své činnosti revidovat.
Tím ovšem přichází o možnost své činnosti řídit nebo delegovat (třeba na nástroje umělé inteligence, které mohou práci usnadnit). Nebo v případě, kdy úkoly už nedávají smysl a stala se z nich jen neužitečná rutina, je odstranit a přestat vykonávat. Nebojte se zastavit a své činnosti jednoznačně kategorizovat a pojmenovat.
Posledním krokem k úspěšnému využívání timeboxingu je odhadnout čas, který s jednotlivými úkoly trávíme. V začátku s tím dobře pomůže třeba aplikace Toggl, kde můžete sledovat jednotlivé aktivity spolu s odpracovaným časem. To se hodí nejen zaměstnancům, kteří jsou například nováčkem v projektovém týmu a špatně se jim odhadují tzv. man-day, ale i začínajícím podnikatelům, kteří se teprve učí odhadovat čas k odpracování jednotlivých zakázek.
Zkuste to a nevzdejte se!
Na první pohled se může zdát, že timeboxing více času ubírá, než aby ho šetřil. Tyto obavy ale zmizí, pokud ho zkusíte a vydržíte. Pusťte úkoly z hlavy a svěřte je kalendáři. Mějte plán. Už Tomáš Baťa zastával pravidlo, že disciplína nám dává svobodu. Mějte také na paměti, že není jeden správný a vhodný přístup k timeboxingu, který by vyhovoval každému. Zkoušejte, objevujte a najděte si ten svůj!